07 Th12

Tại sao thay đổi thói quen quản lý bằng sổ sách sẽ giúp ích cho công việc kinh doanh của bạn?

Áp dụng công nghệ mới vào công việc kinh doanh thường có thể làm bạn cảm thấy khó khăn. Việc phải làm quen để sử dụng phần mềm là một trở ngại, và đổi mới đôi khi có thể làm giảm hiệu suất công việc khi mà nhân viên phải thích ứng với hệ thống mới.

Từ trước đến nay, chúng ta dựa vào sổ sách để quản lý công việc kinh doanh của mình, cho dù là trong các văn phòng hay tại các cửa hàng bán lẻ. Nhưng vài năm gần đây, ngày càng có nhiều doanh nghiệp đã giảm thiểu việc phải sử dụng đến giấy tờ, và một số thậm chí còn loại bỏ hoàn toàn.

Đây là lúc để các cửa hàng bán lẻ bắt kịp xu hướng, và tin tốt là việc từ bỏ sử dụng sổ sách có thể tương đối đơn giản đối với hầu hết các chủ kinh doanh. Ở đây, chúng tôi sẽ đưa ra một vài lý do tại sao giảm thiểu việc sử dụng giấy tờ có ý nghĩa với công việc kinh doanh của bạn, và quan trọng hơn, đưa ra giải pháp để bạn có thể áp dụng công nghệ vào các hoạt động của bạn ngay lập tức.

Lý do để từ bỏ sổ sách

Lý do để từ bỏ sổ sách

Chúng ta đã đề cập đến yếu tố môi trường, và có lẽ đây là lý do rõ ràng để loại bỏ bớt sổ sách. Sử dụng ít giấy tờ hơn đồng nghĩa với việc sẽ có ít cây cối bị chặt hạ để sản xuất giấy hơn. Hành động bảo vệ môi trường thậm chí còn có thể là câu chuyện để PR cho cửa hàng. Điều này có thể chưa đủ để khuyến khích bạn thực hiện thay đổi, đây là một vài lý do khác.

Tăng hiệu suất

Tất cả chúng ta đều đã có nhiều lần phải tìm kiếm một giấy tờ gì đó trong ngăn kéo hoặc tủ hồ sơ. Có thể là một hóa đơn, bảng chấm công của nhân viên, hoặc một danh sách kiểm tra hàng tồn kho. Dù bằng cách nào, phải tìm kiếm một đống giấy tờ như vậy rất lãng phí thời gian.

Theo một nghiên cứu được thực hiện bởi Công ty ILM, việc tìm kiếm giấy tờ có thể chiếm tới 30% thời gian làm việc của nhân viên.

“Không sử dụng giấy tờ giúp bạn tăng hiệu suất, và mang lại hiệu quả về tiền bạc,” Matt Peterson, chủ tịch và giám đốc điều hành của eFileCabinet nói. “Phục vụ khách hàng một cách nhanh chóng là lợi thế cạnh tranh của các cửa hàng nhỏ, và không sử dụng giấy tờ cho phép bạn thực hiện điều đó.”

Đảm bảo phần lớn các tài liệu của cửa hàng được lưu trữ bằng công nghệ sẽ dễ dàng hơn nhiều cho bạn. Thay vì phải đào bới trong tủ hoặc ngăn kéo, việc tìm kiếm thông tin được lưu trên máy tính nhanh chóng hơn. Và nếu bạn lưu trữ bằng công nghệ điện toán đám mây, bạn có thể truy cập tại bất cứ nơi nào và trên bất kỳ thiết bị nào.

Tiết kiệm chi phí

Quản lý bằng sổ sách thường mang lại nhiều rủi ro về thất thoát như tính nhầm giá bán cho khách hàng, thiếu hụt những mặt hàng bán chạy do quên không đặt hàng… Quy mô cửa hàng càng lớn, chủ cửa càng khó có thể kiểm soát được thất thoát. Sử dụng phần mềm sẽ loại trừ các nhầm lẫn về giá mua, giá bán hoặc đặt thiếu hàng. Những thất thoát không kiểm soát được tích lũy dần dần sẽ là một khoản tiền lớn, thậm chí còn lớn hơn nhiều lần so với chi phí mà bạn phải bỏ ra để đầu tư vào phần mềm bán hàng và các thiết bị đi kèm.

Quản lý bằng sổ sách cũng rất khó để tính toán thời gian để tiêu thụ hết sản phẩm, chỉ số quay vòng tồn kho (doanh thu/ hàng tồn kho) để đo lường hiệu quả của việc mua hàng dẫn tới ứ động vốn, tăng chi phí lưu kho, chi phí bảo quản thậm chí cuối cùng phải bán đổ bán tháo để thu hồi vốn… Tra cứu lịch sử bán hàng của sản phẩm trên phần mềm khi lên kế hoạch nhập hàng sẽ giúp bạn sử dụng vốn hiệu quả hơn.

Giải pháp thay thế quản lý bằng sổ sách

Phần mềm quản lý bán hàng Sapo sẽ thay thế tất cả các loại sổ sách mà bạn đang sử dụng để quản lý công việc kinh doanh của mình.

– Sổ khách hàng

Sapo lưu trữ thông tin khách hàng chi tiết theo họ tên, địa chỉ, email, số điện thoại giúp bạn dễ dàng phân chia khách hàng theo từng nhóm khác nhau, thiết lập chương trình chăm sóc riêng cho từng nhóm.

– Sổ đặt hàng

Sapo cho phép bạn quản lý chi tiết các trạng thái đơn hàng của khách hàng như In hóa đơn, đóng gói, giao hàng và thanh toán. Đồng thời với bộ lọc linh hoạt, dễ dàng lọc các thông tin khác nhau trong một đơn hàng giúp bạn nắm bắt được nhanh chóng các đơn hàng.

– Số công nợ

Sapo giúp bạn theo dõi doanh thu bán hàng cụ thể từng ngày, lịch sử giao dịch mua hàng của từng khách hàng, doanh số bán hàng của từng nhân viên hay công nợ của từng chi nhánh.

– Sổ thu chi

Mọi giao dịch tại cửa hàng như bán hàng, nhập hàng… đều được tự động tạo thành các khoản thu chi, đồng thời bạn cũng có thể tự tạo phiếu thu cho các khoản thu nhập thêm, chi phí vận hành của của hàng… giúp chủ cửa hàng dễ dàng kiểm soát được dòng tiền mặt, tránh được thất thoát trong cửa hàng.

– Sổ quản lý hàng hóa

Quản lý thông tin hàng hóa chi tiết đến từng thuộc tính, bạn dễ dàng truy cập hệ thống, thay đổi thông tin sản phẩm, hình ảnh, giá cả, cập nhập hàng mới vào kho, chỉnh sửa thông tin hàng cũ bất cứ lúc nào chỉ cần một thiết bị kết nối mạng internet.

Kiểm soát hàng hóa xuất nhập hàng ngày một cách chi tiết chính xác, giúp bạn dễ dàng kiểm tra tình trạng hàng hóa, quản lý số lượng hàng hóa tồn kho một cách chính xác đến từng mặt hàng và từng chi nhánh.

Nhờ sử dụng quản lý kho bằng mã vạch tự động, hàng tồn kho được cập nhật liên tục lên hệ thống, bạn dễ dàng phát hiện ra nguyên nhân sai lệch, thất thoát hàng hóa và có biện pháp xử lý kịp thời vẫn nắm được tình hình tồn kho mà không cần thêm nhiều nhân viên để kiểm kê. Tăng hiệu quả hoạt động, giảm chi phí nhân lực, chi phí cơ hội…

Share this